אודות קטגוריות Outlook
השימוש בקטגוריות הוא דרך נהדרת לשמור על סביבת Outlook שלך מסודרת היטב מבלי ליצור מספר עצום של תיקיות. על ידי שימוש בקטגוריות, אתה יכול לשמור את כל הפריטים בתיקיה אחת אך לקבץ פריטים כמו יחדיו לפי קטגוריות (למעט פריטי דואר אלקטרוני). לאחר שהוקצו הקטגוריות תוכלו גם למצוא, למיין ולסנן פריטים לפי קטגוריות. לדוגמה: יתכן ויהיה לך אוסף של דוא"ל (שנשלח והתקבל), אנשי קשר, משימות, פגישות ופתקים שכולם קשורים לאותו פרויקט. בעזרת קטגוריות, אתה יכול לחבר את כולם כדי להביט בתמונה הגדולה.

קטגוריית המאסטר
Outlook מכיל רשימת ברירת מחדל של קטגוריות אב שאליה אתה יכול להוסיף קטגוריות משלך כדי להתאים לצרכים האישיים שלך. אתה יכול למצוא את רשימת הקטגוריות הראשיות תחת פקודת התפריט עריכה / קטגוריה. השתמש בלחצן קטגוריית אב בחלון הקטגוריה כדי להוסיף ולהסיר קטגוריות ברשימה קטגוריית אב. כשאתה מסיר קטגוריה מהרשימה קטגוריית אב, הפריטים שהוקצו לקטגוריה נשארים ללא שינוי. אתה יכול להמשיך לקבץ פריטים אלה באמצעות הקטגוריה שנמחקה.

שיטה טובה היא להקצות קטגוריה אחת או יותר לפריט Outlook שלך על ידי בחירת הקטגוריה מהרשימה קטגוריית אב. אתה יכול פשוט להקליד קטגוריה בשדה הקטגוריה של הפריט שלך, אך סביר להניח שלא תתייחס לקטגוריה באותה צורה עבור כל פריט ובכך מנצח את מטרת השימוש בהם.

לדוגמה, הפריט הראשון שברצונך לסווג, הקלד MS Office. כמה ימים לאחר מכן, יש לך פריט חדש לאותה קטגוריה. הפעם אתה מקליד, Microsoft Office. Outlook מפרש זאת כקטגוריה חדשה.

השימוש ברשימת קטגוריות המאסטר מבטיח עקביות ונמנע מאיות שגיאה.

הקצאת קטגוריות לפריטים
אתה יכול להקצות קטגוריה אחת או יותר לכל סוג של פריט ב- Outlook. למעט טופס הודעת הדואר האלקטרוני, תראה שדה וכפתור קטגוריה בכל טופס Outlook. כדי להקצות קטגוריות לפריטי דוא"ל, עליך לעבור לאפשרויות הדוא"ל כדי למצוא את שדה הקטגוריה.

כדי להקצות קטגוריות במהלך יצירת הפריט, לחץ על כפתור הקטגוריה בטופס (או על כפתור האפשרויות בפריט דוא"ל) וסמן את כל הקטגוריות ברשימת קטגוריות האב שחלות; לחץ על אישור. פתח כל פריט קיים והמשיך כמתואר לעיל כדי להוסיף קטגוריה לאחר היצירה.

ניתן להקצות קטגוריות להכפלה של פריטים ברשימה. בחר את כל הפריטים אליהם ברצונך להקצות את אותן הקטגוריות. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הבחירה הכחולה ובחר קטגוריות מתפריט הקיצור. בדוק את כל הקטגוריות החלות; לחץ על אישור.

הסר קטגוריות מהפריטים

פתח את הפריט ממנו ברצונך להסיר את הקטגוריה. לחץ על כפתור הקטגוריה והסר את סימן הביקורת מהקטגוריה שברצונך להסיר. באפשרותך להסיר קטגוריות ממספר פריטים ברשימה על ידי בחירה מראש בקבוצת הפריטים; בחירת קטגוריות מתפריט הקיצור של לחיצה ימנית; ביטול הבחירה בקטגוריות שברצונך להסיר; לאחר מכן, לחיצה על אישור.

מצא את כל הפריטים

השתמש בפקודה חיפוש מתקדם מתפריט עריכה כדי למצוא את כל הפריטים בקטגוריה. בתיבת הדו-שיח חיפוש מתקדם:

- בחר "כל סוג של פריט ב- Outlook" מהתפריט הנפתח לשדה חפש
- אמת את התיקיות האישיות מוצג בשדה בתוך: Outlook יראה בכל התיקיות שיש לך בתיקיות האישיות שלך. אתה יכול ללחוץ על דפדוף כדי לצמצם את החיפוש לתיקיות שנבחרו.
- לחץ על הכרטיסייה אפשרויות נוספות
- לחץ על כפתור הקטגוריה
- בחר את הקטגוריות / ים שאתה רוצה למצוא
- לחץ על אישור

כל הפריטים בקטגוריה שבחרת יופיעו בחלון Find. אתה יכול לפתוח אותם כדי לראות את הפרט על ידי לחיצה כפולה על הפריט שברצונך לפתוח.

אתה יכול לשמור את החיפוש שלך לאחזור במועד מאוחר יותר. לחץ על קובץ / שמור חיפוש, בחר את התיקיה בה ברצונך לאחסן את החיפוש, תן לחיפוש שם קובץ ולחץ על שמור. סוג הקובץ צריך להיות חיפושים שמורים במשרד והקובץ יכלול סיומת קובץ .oss. לפתיחת חיפוש שמור, לחץ על קובץ / פתיחת חיפוש, אתר את החיפוש שברצונך לפתוח, בחר אותו ולחץ על אישור. במהלך האירוע הפתוח, Outlook יבצע חיפוש חדש על בסיס הקריטריונים שנקבעו בחיפוש שנשמר.

הדפסת כל הפריטים בקטגוריה

לאחר ביצוע החיפוש תוכלו להדפיס את כל הפריטים שנמצאו. בחר את כל הקבצים בחלון החיפוש (ערוך / בחר הכל או באמצעות בחירת עכבר). לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על אזור הבחירה הכחול ובחר הדפס מתפריט הקיצור.

בחר את סגנון ההדפסה שתרצה:

- סגנון טבלה מדפיס רק את רשימת הפריטים שנמצאו
- סגנון תזכיר מדפיס את תוכן הפריטים

בחר אפשרויות הדפסה אחרות לפי הצורך; לאחר מכן לחץ על כפתור ההדפסה כדי לשלוח את המסמך למדפסת.

אם אתה משתמש פעיל ב- Outlook ומשתמש ברוב התכונות שמעבר לדוא"ל, שקול להשתמש בקטגוריות כדי לשמור על פריטי Outlook שלך מסודרים.

הוראות וידאו: מדריך ליומן גוגל - חלק ראשון | מבנה המסך, הגדרות תצוגה כלליות ותוספים (יוני 2021).