שלבים פשוטים למערכת תיוק אפקטיבית

• אַפּרִיל 24, 2024

מאמר זה הוא קטע מתוך הספר האלקטרוני החדש שלי, מדריך החיים המאורגן לארגון ניירות וקבצים.

אבן הפינה של מרבית מערכות ניהול הנייר היא קבוצה של קבצים שיכולים להכיל ולקטלג את המידע החשוב לך. עם כמה אספקות בסיסיות וכמה צעדים פשוטים, יצירת מערכת הגשה (או עדכון קיימת) יכולה להיות משימה יחסית מהירה ונטולת כאבים, במיוחד אם כבר הוצאת את הנייר מסמכים לא רצויים ולא נחוצים. כך תקבלו את הקבצים בכושר.

מה אתה צריך:

• תיקיות קבצים ריקות. אני ממליץ להשתמש בתיקיות קבצים פנימיות (או במנילה) והן בתיקיות תלויות, אך אם לחצו על מרחב, תוכלו להשתמש רק באחד או אחר.
  
• פתקים דביקים. הגודל הסטנדרטי בגודל 3 על 3 אינץ 'הוא אידיאלי, מכיוון שהוא נותן לך הרבה מקום לכתוב.
  
• עט או עיפרון.
  
• נייר ריק או מסמך עיבוד תמלילים ריק לרשום הערות לגבי קטגוריות ההגשה שתיצור ומה ששייך לכל אחת מהן.
  
• כל הקבצים שכבר יצרת, בין אם הם חלק ממערכת תיוק שכבר יש לך או תיקיות שיצרת כשאתה מקדיש ניירות לשמירה במהלך תהליך המיון וההשבתה.
  תיקים או פחים למחזור וגריסה, למקרה שתתקלו בעיתונים לא רצויים או לא נחוצים שעדיין מסתובבים סביבם.
  

מה לעשות:

1. אסוף את כל העיתונים שתעבוד איתם יחד בנקודה אחת. אם אתה מעדכן מערכת תיוק קיימת, אתה מקדים את המשחק.
   
2. קח נייר מראש הערימה שלך ועשה איתו אחד משני דברים:
   
   
   
   • אם זה קשור לקטגוריית קבצים שכבר יצרת או לקובץ במערכת הקיימת שלך, הוסף אותו לתיקיה זו.
     
   • אם הוא שייך לקטגוריה חדשה או נפרדת, הכניסו אותו לתיקיית קבצים ריקה והשתמשו בתו דביק כדי לתת לתיקיה הזו תווית זמנית.
     
   
   
3. כשאתה מכניס ניירות לתיקיות, רשום פתק על גיליון הנייר הריק שלך או במסמך עיבוד התמלילים שלך לגבי מה העיתון ואיפה אתה מציב אותו. לדוגמה, אתה יכול לכתוב "פוליסת ביטוח רכב - בתיקיית רכב" או "מידע על טיסה לטיול בסן פרנסיסקו - בתיקיית נסיעות קרובה." הערות אלה יעזרו לכם לזכור היכן שיטפלתם בדברים, וגם יעזרו לכם ליצור מפת קבצים כשתסיים להגדיר את המערכת.
   
4. חזור על שלבים אלה עם כל נייר בערימה שלך. אם אתה מעדכן מערכת תיוק קיימת, דפדף בעיתונים בכל תיקיה כדי לקבוע אם הם שייכים לתיקיה ההיא או במקום אחר, והאם תווית הקטגוריה בתיקיה עדיין מדויקת. העבר דברים לתיקיות אחרות ועדכן את התוויות שלך לפי הצורך.
   
5. לאחר שתמיין וסווג את הכל לתיקיות, התבונן שוב בתיקיות. האם הקטגוריות והתוויות הגיוניות? האם יש תיקיות שצריך לאחד? כל מה שצריך לחלק לקטגוריות קטנות יותר?
   
6. כשאתה מרוצה מהקטגוריות שיצרת, תייג את התיקיות שלך. אתה יכול לכתוב ידנית או להדפיס תוויות, או ליצור אותן באמצעות יצרנית תוויות.
   
7. הכנס את התיקיות למגירת הקבצים, לתיבה או לפח שאתה משתמש בהן כדי לאחסן אותן. ארגן את הקבצים שלך באופן שיהיה לך הגיוני על סמך האופן שבו אתה משתמש בהם. לדוגמה, אתה יכול להזמין אותם אלפביתית או כרונולוגית, או שתניח את התיקיות בהן אתה צפוי להשתמש הכי הרבה מלפנים, עם קבצים פחות נגישים מאחור.
   
8. רשמו את מפת הקבצים שלכם. רשימה זו, המבוססת על ההערות שרשמת לגבי קטגוריות הגשת שיצרת ומה שאחסנת בתוך כל קטגוריה, תעזור לך לזכור מהיכן. שמור עותק של מפת הקבצים שלך בחזית מגירת הקבצים שלך או בתיקיה בשולחן העבודה של המחשב שלך, כך שקל להגיע אליהם כשאתה צריך למצוא משהו בקבצים שלך.
   
9. הערץ את מערכת הגשתך המעודכנת והפונקציונלית!
   

הוראות וידאו: סדנת הכנה למבחן מחוננים (אַפּרִיל 2024).