כתיבת דוחות, מדריכים, כתבי יד ומאמרי מחקר
עבודה עם מסמכים ארוכים יכולה להיות מטלה לשמור על סדר, אך MS Word מציע מספר תכונות בהן תוכלו להשתמש לניהול התהליך. ניתן להשתמש ברבות מתכונות אלה יחד במגוון שיטות כדי להפוך את הפרויקטים לניהול יותר.

סימניות (היפר-קישורים)
סימניות (היפר-קישורים) במסמך שלך מועילות כאשר המסמך שלך מכיל מידע נוסף בנושא. לדוגמה: בתוך מדריך מוצר למצלמה. בתחילת המדריך אתה דן היכן ממוקם כפתור פיצוי החשיפה במצלמה. אתה יכול להציב סימניה לחלק במדריך שבו אתה דן כיצד להגדיר את פיצוי החשיפה. טכניקה זו מאפשרת לקורא לקפוץ במהירות אל החלק במסמך בו הוא / היא יוכלו לקבל מידע נוסף על התכונה.

התייחסות צולבת
בדומה לסימניה, הפניות מקושרות מאפשרות לקורא לקפוץ למיקום אחר בתוך המסמך בו יוכלו למצוא מידע נוסף בנושא. ניתן לבצע הפניות צולבות לדמויות, סימניות, כותרות, כותרות, פסקאות ממוספרות, מספרי עמודים וכו '. היופי בתכונה זו הוא Word לא יאפשר לך להתייחס לדף או לכותרת שאינם קיימים במסמך.

מתאר
עבודה עם תכונת מתאר המסמך מחייבת שימוש בכותרות עקביות בכל המסמך. זה עובד טוב כשיש לך קטגוריות עיקריות עם סדרה של כותרות משנה. לדוגמה, יתכן שתהיה לך כותרת פרק עם מספר קטעים בפרק. לכל קטע עשויים להיות מספר נושאים היוצרים היררכיה של כותרות. שיטה זו פועלת בצורה הטובה ביותר כשאתה מקצה סגנונות לכל אחת מרמות הכותרת. תצוגת המתאר מאפשרת לך לקרוס את המסמך לרמות הכותרת כדי לקבל תמונה מיידית כיצד זרימת כל אחד מהקטעים. בתצוגת מתאר, תוכל להעריך אם המסמך כתוב בצורה לוגית. תכונות בתצוגת המתאר מאפשרות גם לך לתפעל את הפריסה על ידי הדגמה וקידום של רמות כותר וכן לארגן מחדש את המסמך.

מסמכי אב ותת
כתבי יד דורשים כלי רב עוצמה יותר ש- Word מספקת לתכונה המאסטר ותת-המסמכים שלו. תוכלו להשתמש בתכונה זו לארגון פרויקטים גדולים כמו כתב יד לספרים. בעזרת כלי זה תוכלו לחלק את הפרויקט הגדול לתתי-תת-משנה קטנים יותר הניתנים לניהול. מסמך המאסטר מקשר לתתי-המשנה הקשורים כך שכאשר נעשים שינויים בתת-מסמך המשנה, מסמך האב מתעדכן באופן דומה ולהפך. כל אחד ממוסדות המשנה מקושר למסמך האב ומאפשר לך להפעיל תת-מסמך ממסמך האב. בגלל ההצמדה, אתה יכול ליצור תוכן עניינים, אינדקסים, הפניות מקושרות, כותרות עליונות ותחתונות בכדי להחיל על כל תת-מסמכי התוכן ישירות מתוך מסמך הראשי.

דמויות, גרפים וטבלאות
עבודות מדעיות משתמשות לעתים קרובות בדמויות, גרפים וטבלאות כדי להמחיש נקודות הנעשות בטקסט. טבלה של דמויות, גרפים, טבלאות וכו 'יכולה להועיל מאוד לקוראים שלך. תכונה זו תיצור את הטבלה אוטומטית באופן דומה לתוכן העניינים. המפתח לשימוש בתכונה זו הוא הוספת כיתובים לכל איור, גרף וטבלה שתרצו לכלול בטבלת הייחוס. ישנן מספר אפשרויות פורמט ליצירת הטבלה כולל אפשרות להציג מספרי עמודים, יישור מספרי העמודים, הצגת תוויות ומספרים ומובילי כרטיסיות.

תוכן עניינים (TOC)
תוכן העניינים שימושי ביותר במדריכי עזר. הקוראים מעריכים שיש להם TOC שיעזור להם למצוא את המידע במסמך החשוב ביותר עבורם. יצירת תוכן עניינים ב- Word הוא הצמד בתנאי שהיית עקבי בהחלת סגנונות על כותרות וחלקים אחרים של המסמך שברצונך לכלול בתוכן העניינים. כאשר המסמך שלך מכיל מספר רמות של כותרות, יש להגביל את ה- TOC לשלוש רמות הכותר הראשונות, אחרת הוא עלול להפוך למורכב מכדי להיות שימושי. באופן כללי, היית מקים את ה- TOC בחלק נפרד מהמסמך שלך בתחילת המסמך. יצירת קטע נפרד מאפשרת לך לספור את תוכן המסמכים בעמוד 1 מבלי שדפי ה- TOC מסבכים את מספור העמודים. אתה יכול לשלב את ה- TOC עם סימניות או היפר-קישורים כך שהקוראים יוכלו לקפץ כיוון לנושא המבוקש.

אינדקס
אינדקס מסמך עזר שימושי מאוד. הכללתו במסמך עוזרת לקוראים למצוא מושגים ונושאים ספציפיים בקלות. זה בדרך כלל נמצא בחלק האחורי של המסמך ומספק הפניות לדף עבור רעיונות מרכזיים הכלולים במסמך. תכונה זו קלה לשימוש אך המשימה הקשה עבור הכותב היא לקבוע מהן המילים, הנושאים או המושגים המתאימים לאינדקס. מדד טוב הוא מחשיב היטב. כדי להשתמש בתכונה זו ביעילות, יש לסמן כל מסמך או כל כותרת שיש להכיל באינדקס במסמך. תלוי באורך המסמך זה יכול להיות תרגיל מייגע אך שווה את זה לקוראים שלכם.

הערות שוליים והערות סוף
משימה אינטנסיבית נוספת בעבודה במסמך לימודים ארוך או מסמך עיון היא ניהול הערות שוליים והערות סוף. תכונות הערות השוליים והערות הסיום של Word מקלות על המספור והעיצוב של הפניות הקריטיות הללו, אך עליך לרשום כראוי את המחברים, היצירה, המו"ל ואת התאריכים שפורסמו עבור כל הפניה. יש לסמן כל הערת שוליים והערות קצה במסמך שלך. עם זאת, Word לוקח את המשימה להכניס את הערת השוליים או הערת הסיום לפי הסדר והמיקום המתאימים להם במסמך.


הוראות וידאו: הרצאה - איך מכינים מצגת טובה (מרץ 2024).