שימוש בתיקיות ב- Outlook

• מאי 19, 2024

אימיילים הפכו לבחירת התקשורת המחליפה מכתבים, תזכירים ושיחות טלפון. בעוד שלתקשורת באמצעות דואר אלקטרוני יש יתרונות כמו תקשורת 24/7, מעקב אחר שיחות וללא טיולים לסניף הדואר, ישנם גם חסרונות רבים בשימוש במייל במקום מצבי תקשורת מסורתיים. אלה כוללים עומס על מידע, תקשורת מתמדת ובניגוד לשיחת טלפון שברגע שמתנתקים זה נגמר הדואר האלקטרוני נשאר בחשבונך ומחכה למחיקה או הגשה מה שמוביל לתיבת דואר נכנס עולה על גדותיו.

(הערה: היו לי אנשים עם יותר מ 15,000 פריטי אימייל בתיבת הדואר הנכנס! עכשיו זה עולה על גדותיו!)

ישנן מספר שיטות בהן ניתן להשתמש כדי לסייע בארגון וניקוי תיבת הדואר הנכנס שלך יחד עם שיטות שיכולות לעזור לך לשמור על ארגון כך שתיבת הדואר הנכנס שלך לא תצא מכלל שליטה.

השיטה הראשונה שאנחנו הולכים לחקור היא שימוש בתיקיות. תיקיה ב- Outlook היא המקבילה לתיקיה ב- Windows - משתמשים בה קבצים ביתיים וארגון או במקרה זה דוא"ל.

ניתן לקנן תיקיות המאפשרות ליצור תיקיה בתוך תיקיה שעוזרת לארגן אפילו יותר קל. רק היזהר שלא ליצור יותר מדי תיקיות, אחרת יתקשה לאתר פריטים אחר כך.

כדי ליצור תיקיה ב- Outlook 2003/2007:

1. מ ה קובץ בחר בתפריט חדש, לאחר מכן תיקיה

2. הקלד את שם התיקיה בתיבה שם קופסא

3. בתוך ה התיקיה מכילה בחר תיבה פריטי דואר ופוסט

   
   

4. בחר מיקום לתיקייה חדשה

5. לחץ על בסדר

ניתן גם ללחוץ לחיצה ימנית על תיבת הדואר הנכנס בניווט השמאלי ולבחור תיקיה חדשה

כדי ליצור תיקיה ב- Outlook 2010:

1. לחץ על תיקיה כרטיסייה

2. לחץ על תיקייה חדשה

3. בתוך ה התיקיה מכילה בחר תיבה פריטי דואר ופוסט

4. בחר מיקום לתיקייה חדשה

5. לחץ על בסדר

ניתן גם ללחוץ לחיצה ימנית על תיבת הדואר הנכנס בניווט השמאלי ולבחור תיקיה חדשה

לאחר שיצרת את מבנה התיקיות שלך אתה יכול להעביר דוא"ל עדכני וחדש לתיקיות באמצעות גרירה ושחרור של הדוא"ל (דוא"ל נוכחי) או שימוש בכללים להעברת דוא"ל חדש לתיקיות עם קבלתו.

כדי להוסיף דוא"ל נוכחי לתיקיה:

בחר את הדוא"ל שברצונך להעביר לתיקיה. הערה: אתה יכול לבחור הודעות דוא"ל מרובות על ידי לחיצה על מקש ctrl בעת לחיצה על הדוא"ל.

אתה יכול להזיז את התיקיה על ידי:

• לחיצה ימנית בדוא"ל ובחירה העבר לפולדהr או

• גרור את הדוא"ל שנבחר לתיקיית היעד בניווט השמאלי

בשלב הבא אדון בשימוש בכללים כדי לעזור לכם לשמור על דוא"ל מסודר ללא אינטראקציה. המשך לעקוב!

הוראות וידאו: מדריך ל outlook.com (מאי 2024).