תכנן לוח זמנים והיצמדו אליו!

• מאי 6, 2024

פעם עבדתי בחברה קטנה מאוד וכמו בכל עסק קטן, נדרשתי לחבוש כובעים רבים. מכיוון שהייתי ג'יין מכל המקצועות (עשיתי קצת שיווק, קבלת פנים, כתיבה, פקידות וכו ') תמיד נמשכתי לכמה כיוונים שונים. זו לא הייתה הפעם הראשונה שמצאתי את עצמי בסוג כזה של עבודה בלתי מובנית ועם זאת תובענית, אבל זו הייתה הפעם הראשונה שטיפלתי במצב בחן. הייתי שם רק יום אחד - חצי יום בעצם - לפני שהם סמכו עלי שאעבוד על המסמכים החשובים ביותר שלהם ונדרש כחודש עד שהשליטה על כל היבטי בתפקידי.

הסוד שלי? עיצבתי לוח זמנים ולא משנה מה נדבקתי אליו. כך עשיתי את זה. אתה יכול גם להשתמש בטכניקות אלה כדי לבנות לעצמך לוח זמנים בבית.

ערכו תצפיות.

הדבר הראשון שעשיתי כשהתחלתי את העבודה היה להתבונן במתרחש סביבי. מאיפה העבודה שלי הגיעה? באיזו תדירות קיבלתי את העבודה הזו? מה היו המועדים?

מה שחיפשתי וניסיתי לצוד היו המשימות השגרתיות - המשימה האהובה עליי בעולם כי ברגע שעשית משהו, עשר, עשרים, מאה פעם אתה יכול לשלוט בזה.

כתוב הכל. אל תפסיק כלום.

כשעשיתי את התצפיות שלי, כתבתי את הדברים. ידעתי שאני מקבל עבודה מהבוס, וכחצי תריסר מנהלים אחרים באופן די אקראי. מעולם לא ידעתי מה הולך או כמה. היו לי גם עבודות שיווק שוטפות שהבנתי כי שעות נוספות אצטרך לנהל את עצמי מכיוון ששמתי לב שאיש לא עוקב אחר ההתקדמות שלי בתחום זה. אז היו שני דוחות עיקריים ששניהם היו אמורים להיות חודשיים. בינגו! זה מה שחיפשתי - העבודה השגרתית. עבודה שגרתית נפלאה לבנות לוח זמנים סביב.

עשה רשימה.

לאחר הערותי התחלתי לנסח את מה שאני מכנה "לוח מחוונים" או "רשימת מאסטר." ברשימה זו פירקתי את כל תחומי האחריות שלי. עקבתי אחר הפילוסופיה בה אני משתמש בהגשה: השתמש בקטגוריות רחבות בעת הגשתך כי קל יותר לחפש מסמך בקובץ גדול אחד מאשר למיין 10 קבצים קטנים.

עבודה הגיעה מאנשים שונים, ואז היו לי עבודות משלי ושני הדוחות. מכיוון שהמשימות היו כל כך לא מפורקות, התגבשתי. לבוס הייתה קטגוריה משלו בראש הרשימה שלי. גיבשתי את המנהלים לגמרי תחת קטגוריה אחת. הפרויקטים האישיים שלי היו אחרים והדיווחים היו תחת קטגוריה אחת בתחתית הרשימה שלי מכיוון שהם היו הבסיס. אלה היו תחומי האחריות העיקריים שלי. כאשר היו לי 20 דברים יוצאי דופן לעשות והטלפונים צלצלו והדוא"ל שלי קפץ, זה הרגיש טוב לדעת שבסופו של דבר אני אחראית על ארבעה אזורים מרכזיים בלבד למרות שבהתחלה זה הרגיש כמו 100!

קבעו לוח זמנים.

לאחר שהייתי בחברה חודש שלם, הצלחתי לנסח תיאור תפקיד כללי על בסיס ארבע האחריות העיקריות שלי. השתמשתי במידע זה כדי לפתח לוח זמנים. כל שעה ביום שלי (כשאני לא הייתי בפגישה) יועדה לאחד מתחומי האחריות שלי. לדוגמה, קבעתי זמן מוגדר לעבוד על הדוחות כל יום למשך שעה בערך. כשעבדתי על הדוחות לא עבדתי על שיווק או שום דבר אחר. הדבר היחיד שירחיק אותי ממה שתכננתי לעשות היה בקשה מהבוס או מצב חירום רציני. ואם הייתה הפרעה הייתי מתמודד עם זה ואז חוזר לעבוד שוב על הדוחות.

בעבודה בדרך זו - על ידי ייעוד משימות ספציפיות למסגרות זמן ספציפיות - הצלחתי להשיג את כל עבודתי. מה שעשיתי היה להפוך את תיאור התפקיד / תחום רשימת האחריות לדוח סטטוס שאשלח לידיעות דואר אלקטרוני מדי יום כדי שידעו איפה אני נמצא בכל הפרויקטים שלי.

תישאר עם זה!

אני עדיין משתמש בסגנון העבודה הזה כשאני כותב בבית. אני מפרק את יום העבודה שלי על ידי פרסום או אתר. אני מתזמן נתחי זמן להקדיש לפרויקטים ספציפיים, אלא אם כן מצב חירום רציני יעלה, אני לא נוהג מהתזמון.

לדוגמה, לפני כמה ימים עבדתי על מאמר בבלוג קופצים (לפי לוח הזמנים שלי) כשהבחנתי בדוא"ל שחיכיתי לו בתיבת הדואר הנכנס. התפתיתי לפתוח את הדואר האלקטרוני, אולם זה היה עבור מאמר שכתבתי עליו שונה אתר, לא קופץ-שוברים. כבר ביצעתי את עבודתי המתוזמנת לאתר זה מוקדם יותר באותו היום ולא הייתי מתוכנן לעבוד עליו שוב למחרת. למרות שבאמת רציתי לפתוח את הדוא"ל, נמנעתי והמשכתי בעבודה שביצעתי.

לא פתחתי את הדוא"ל הצפוי אלא כעבור 12 שעות, אז הייתי מתוכנן לעשות זאת.

יתכנו זמנים שאתה אמור לעבוד על פרויקט, אך אינך יכול לחכות למשהו ולא תוכל להתקדם עד שתשיג אותו. במקרה כזה אני עושה משהו שקשור לפרויקט. אם אני לא יכול לעבוד על בשר של פרויקט, אני תמיד יכול לעשות קצת משק בית. אני יכול להתחיל להרכיב חשבונית, אני יכול לעשות סיעור מוחות רעיונות אחרים להציב בפני העורכים בעתיד, אני יכול ליישר את קבצי המחשב שלי וכן הלאה.

אנשי מקצוע רבים עם תחומי אחריות מרובים מוצאים עצמם לא בטוחים מה עליהם לעשות בכל רגע נתון.קיום לוח זמנים עוזר לך לקבל את ההחלטות הקשות הללו. אלא אם כן יש מצב חירום, אתה פשוט עושה את הדברים הבאים בלוח הזמנים שלך.

הוראות וידאו: Draw My Life: Part 2 (מאי 2024).