האם הגיע הזמן לנקות את תיבת הדואר האלקטרוני שלך?

• מאי 3, 2024

בין אם אתה עובד מהבית ובין אם אתה עובד 9 עד 5 מחוץ לבית, אתה רשאי להשתמש בתיבת הדואר הנכנס של המחשב שלך בכדי לארכוב חלק מההודעות שלך. אם אתה משתמש בתיבת הדואר הנכנס שלך לארכיון, השגיח על כמות האחסון הזמינה שנותרה לך.

דוא"ל עם קבצים מצורפים גדולים יכול לנצל הרבה מקום. למרות שחשבונות דוא"ל רבים הזמינים מגדילים את נפח האחסון למשתמשים, כדאי לשמור על הידיעה שאתה חוסך. לפעמים נשמר קדימה "דחוף או חמוד" מכיוון שאתה מתכנן לשלוח אותו לחבר או לקרוא אותו כשיהיה לך זמן. חודשים אחר כך אתה מוצא את זה ומבין שהוא לא כל כך חמוד, וגם לא היה דחוף. אם אינך נהנה מהודעות שהועברו, בקש מחבריך לא לשלוח אותם או פשוט למחוק אותם.

במקום להשאיר הודעה בתיבת הדואר הנכנס, מומלץ להכין תיקיה במקום זאת. שקול ליצור תיקיות קבצי ארכיון מקוונים עבור דוא"ל חשוב.

כשמחיקים דוא"ל אישי, שאל את עצמך מתי הפעם האחרונה שהייתי צריך או השתמשתי בזה? אם אתה מרגיש שזה חשוב, אך לא השתמשת בו במשך 6 חודשים, ארכיב אותו. כל מערכות הדואר האלקטרוני או רובן יכולות לאחסן קבצים גדולים. אם הדוא"ל הוא מהבוס שלך, צור תיקיה עם שמה ואחסן שם את הפריט. אם מדובר בהערה כללית המאשרת פגישה, והפגישה התקיימה, יתכן כי כבר לא יהיה צורך בהערה, מכיוון שתהיה לוח השנה נושא הנושא, התאריך, השעה ושם המשתתפים. לחברות רבות יש כללים ותקנות לגבי משך הזמן שיש לשמור מסמכים. אותם כללים עשויים לחול על דוא"ל. אז קרא את הכללים והתקנות לפני שתלחץ על כפתור המחיקה.

יש אנשים שאוהבים לחסוך הכל ואחרים פשוט לא רוצים להתמודד עם לזרוק את מה שהם לא רוצים. בסופו של דבר שני התרגולים יכולים לגרום לאותן בעיות שגורם להיות חבילה בעולם הלבנים והמרגמות - בעיות שטח ובלאגן. אם אתה מגלה שאתה לא זוכר מדוע אתה שומר פריט, יתכן שזה לא חשוב. ערוך קובץ ארכיב שונה לפריטים כמו זה, היזהר שלא תזרוק כל דבר בחור כהה זה.

דרך קלה לקטלג דוא"ל לארכיון היא באמצעות פונקציית החיפוש כדי לשלוף רשימות של דואר אלקטרוני לפי נושא או שם מתאים. אם אנתוני פארקס שלח דוא"ל בנוגע לפרויקט המילטון, חפש את פרויקט אנתוני פארקס או המילטון. ברגע שיש לך את הדוא"ל, צור תיקיה תחת שם הפרויקט או שם הפרט.

האם אתה שומר אותיות או טפסים נכנסים מסוימים מכיוון שאתה אוהב את הפורמט או את זרימת השפה במסמך? כדאי להכין את הטיוטה כמה שיותר מהר ולהכניס אותה לתיקיה "טיוטות" מייד.

מעט ניקיון ביתי בדוא"ל יכול לשמור על קבצי הדואר האלקטרוני שלך מסודרים וללא עומס.

הוראות וידאו: הגדרת חתימה למיילים בג'ימייל Gmail - מומלץ בחום! (מאי 2024).