כמה יתרונות וחסרונות של מערכות תיוק ארוזות

• אַפּרִיל 29, 2024

ניהול ונייר תיוק ונייר נמצאים בראש רשימת המשימות המאורגנות ביותר של כולם שנואים לרוב, לעתים קרובות מכיוון שהם כרוכים בהחלטות אינסופיות לכאורה: מה עלי לשמור? כמה זמן אני צריך לשמור עליו? לאן זה צריך ללכת? איך עלי לקרוא לתיקייה בה אני מאחסנת אותה?

ערכות מערכת קבצים ארוזות יכולות לפעמים להיות דרך שימושית להוציא את העוקץ מניהול הנייר, מכיוון שהם אומרים לך היכן להגיש דברים, כמה זמן לשמור אותם ומה לתייג את התיקיות שלך. עם זאת, ישנם גם כמה חסרונות. להלן מבט על היתרונות והחסרונות של מערכת אחת שניסיתי,
ערכת מארגן לתכנון פיננסי מאת Homefile.

מה בערכה
ערכת התכנון הפיננסי של Homefile כוללת עשרים ושניים כרטיסי חלוקת קבצים, אינדקס למציאת מידע מהיר, וספרון ידני הכולל הוראות לשימוש במערכת, כמו גם מקום לרשומה של דברים כמו פרטי חשבון, מידע ביטוח ונתונים אישיים.

איך זה עובד
לכל אחד מכרטיסי מחלקת הקבצים של ערכת התכנון הפיננסי יש כרטיסייה הכוללת קטגוריה ספציפית - ביטוח: בריאות ומוגבלות, למשל; הכרטיס עצמו מפרט איזה סוג של ניירות צריך להיכנס לקובץ הזה, אילו ניירות צריכים להיכנס בקובץ אחר, וכמה זמן לשמור את הניירות שאתה שם שם.

אתה מכניס כל כרטיס מחלק קבצים לתיקיית קבצים תלויים, ואז ממלא את התיקיה עם הניירות שצוינו בכרטיס. (קטגוריות מסוימות, כגון חשבונות בנק, רחבות מספיק שהערכה ממליצה להשתמש בתיקיות קבצים של מנילה בתוך התיקיות התלויות בכדי להפריד בין ניירות לחשבונות שונים.) כרטיסי האינדקס המהירים וספר הלימוד הולכים בתיקיית קבצים תלויים לפני הכל. אחר; בכל פעם שתצטרך להגיש נייר או לאחזר אותו, האינדקס יגיד לך היכן לחפש.

מה שאהבתי במערכת
לאחרונה החלטתי להעמיד במבחן את הערכה של Homefile. על פי ההוראות בספר היד, הקמתי מערכת תיוק חדשה והגשתי מחדש את המסמכים שלי לפי הקטגוריות וההנחיות בערכה. מכיוון שלא הייתי צריך להחליט היכן להגיש דברים ולא הייתי צריך להכין תוויות לתיקיות התלויות (בשביל זה נועד הכרטיסיות בכרטיסים), התהליך עבר די מהר.

כאשר העברתי את המסמכים שלי, גיליתי שכמה קטגוריות ששמרתי בנפרד לפני כן - כמו הצהרות על כרטיסי אשראי ודוחות אשראי - היו הגיוניות יותר בשילוב, כפי שהמליצה הערכה. חשבתי גם שהמדד די שימושי: במקום שנצטרך לזכור איפה שמתי נייר מסוים, אוכל פשוט לחפש אותו במדד. זה יכול להיות חיסכון בזמן.

חוברת העבודה מציינת שמערכת זו יכולה להיות שימושית במיוחד עבור אנשים עם קבצים בכמה מיקומים (נניח בית מגורים ראשי ובית נופש) ואנשים האחראים למספר קבוצות קבצים (כמו למשל הורים משלהם והורה קשיש). אני מסכים. ערכה זו עשויה לבטל את הצורך להמציא מחדש את הגלגל מבחינת הגשתו.

חסרונות
ככל שהעמקתי ביצירת מערכת התיוק שלי, התוודעתי לדברים בערכה שלא ישבו איתי טוב:

• בתור התחלה, היו כמה הבחנות מבלבלות ומעברים בין הקטגוריות - תעודות נועדו להיות מאוחסנות בתיקיה האישית, למשל, בזמן שהתמלילים עוברים בתיקיה בתי ספר וטיפול בילדים (אבל אני לא נמצא בבית הספר כרגע ולא שיהיה לך ילדים).
  
• על ידי ביצוע הוראות הערכה נאלצתי לבצע מספר שינויים שלא נראו לי הגיוניים; לדוגמה, קבלות על רכישות גדולות, בהן אני מאחסנת בדרך כלל במידע על ביטוח השוכר (כיוון שאחזור אליהם רק אם הייתי מגיש תביעה) נועדו להגיש אחריות ומדריכי משתמשים.
  
• מצאתי גם כמה קטגוריות חסרות. לא הייתה שום אינדיקציה, למשל, היכן ניתן להגיש דברים כמו שטרות חוזרים (שירותים, טלפון וכן הלאה) - ולמרות שחוברת העבודה מספקת מקום להתאמה אישית של האינדקס כשאתה נתקל בניירות שאינם רשומים בספציפי מסוים. בקטגוריה, הדבר עלול להביס את מטרתה של מערכת בה מתקבלות החלטות מראש עבורך.
  
• לבסוף מצאתי כמה מהלוגיסטיקה של המערכת לא מושלמת. הערכה ממליצה להגיש החזרי מס הכנסה ומידע תומך בתיקיה, אך כל דבר מלבד ה- 1040 הבסיסי ביותר עשוי למלא תיקייה תלויה אחת על גדותיה. כמו כן, כרטיסי הקבצים עצמם מעט גבוהים מדי: כאשר הנחתי אותם בתיקייה תלויה עם אפילו קובץ מנילה מלא חלקי אחד, לא יכולתי לסגור את החלק העליון של תיבת הקבצים בה השתמשתי.
  

בשורה התחתונה
אם כבר יש לך מערכת הגשה כלשהי במקום, אתה עלול להתקשות - כמו שעשיתי - לעקוף את נטיותיך הטבעיות בכל מה שקשור להחליט היכן להגיש דברים. המעברים המבלבלים לפעמים בין הערכה בין הקטגוריות יכולות להיות מתסכלות. אתה עלול להיות מעוצב גם אם יש לך מסמכים שאינם נכללים בקלות בקטגוריות הגשת מסורתיות.

בצד ההפוך, הערכה עושה עבודה טובה בציפייה למרבית קטגוריות התיוק העיקריות ולציין בבירור מה קורה בכל קטגוריה, מה לא ומתי בטוח לנקות את התוכן של כל תיקיה. זה גם קל להתקנה ואינו דורש ציוד מעבר לציוד תיוק בסיסי. אם אתה מוצף את הנייר ואתה מרגיש משותק מהמחשבה שתצטרך להחליט לאן הדברים הולכים, או אם אתה רק רוצה מערכת הגשה בסיסית ופשוטה, ערכת הארגון לתכנון פיננסי עשויה להיות רק הכרטיס.

הוראות וידאו: קורקינט חשמלי MII2 הדור שני - סקירת וידאו (אַפּרִיל 2024).