צמצם את העומס על ידי Going Digital, חלק 2: נייר

• מאי 3, 2024

בחלק הראשון של סדרה זו, בדקנו דרכים שהעברת דיגיטליות עם אוסף המוסיקה שלכם יכולה לעזור לכם להימנע מהבלאגן וליהנות יותר מהמוזיקה שלכם. אבל ערימות של קלטות תקליטורים וקלטות הן לעיתים רחוקות כאב הראש הגדול ביותר של מישהו; הבחנה זו נופלת לרוב על ניירות, ובמיוחד על אלה שאנחנו צריכים לשמור סביבנו למטרות מס או משפטיות. השבוע, אם כן, נבדוק כיצד הדיגיטל בתחום העיתון יכול להפוך את ניהול הרשומות הדרושות לך פחות למיסוי ויותר מסודר.

הבסיס
הסיבה הנפוצה ביותר בהרבה שרובנו מחזיקים מסמכים כמו קבלות, חשבונות, הצהרות שירות וכדומה היא מכיוון שיש סיכוי שמס הכנסה יבקש מהם אם אי פעם היינו עומדים בפני ביקורת מס. אכן, ניהול רשומות הוא עסק רציני, וחשוב שיהיו לך את המסמכים התומכים הדרושים לך כל עוד מס הכנסה אומר לשמור אותם. (לסקירה כללית של ניהול רשומות בנושא מיסים, עיין בקישור למטה.)

עם זאת, כמה מאיתנו נוכל באמת לשים את היד על המסמכים הקשורים למיס במהירות ובקלות אם נבקש זאת? כמה יצטרכו לחפור בהרים של ניירת לא קשורה בתהליך? כמה מאיתנו חרקים שיניים רק חושבים להתמודד עם מגירת הקבצים / ארגז / גב הארון שם (אנו חושבים) כל הניירת הזו מאוחסנת? דיגיטציה של הרשומות שאתה צריך לשמור יכולה לעבור דרך ארוכה כדי לאפשר לך לציית למס הכנסה מבלי שתצטרך לוותר על שפיותך בתהליך.

היתרונות
החוק האמריקאי מאפשר כעת לעותקים דיגיטליים של רשומות הקשורות למס לעמוד ברבים מהדברים שהיינו צריכים לשמור עליהם על הנייר, כולל תקבולי הוצאות, חשבונות והצהרות. אחסון מסמכים חשובים כמו אלה בצורה דיגיטלית לא רק חוסך מקום רב, זה גם יכול להקל על העולמות למצוא את מה שאתה צריך במהירות ולשמור על הרשומות שלך. בנוסף, יתכן שלעולם לא תצטרך למסור ארגז נעליים מלא תקבולים למכין המס שלך באפריל!

חשוב לציין כי תמיד יש לשמור מסמכים מסוימים במתכונת הנייר המקורית שלהם, כולל צוואות, כותרות, תעודות לידה ומסמכי משכנתא רבים. אמנם אתה תמיד יכול ליצור עותקים דיגיטליים של מסמכים אלה, הקפד להחזיק את המקור במקומם במקום בטוח. לקבלת מידע נוסף על מה עליך לשמור על הנייר, שאל את עורך הדין, רו"ח או איש מקצוע במיסים.

מתחילים
כל מה שאתה באמת צריך לספרת את הניירות שלך הוא סורק שיעביר אוטומטית עותקים של כל מה שתסרוק למחשב שלך. כמובן שסורקים משתנים מאוד בעלויות ובאיכות; אם אתה מתכנן להשתמש בשלה שלך לעתים קרובות - במיוחד ליצירת מסמכים דיגיטליים - שווה להשקיע במסמכים שקל להשתמש בהם ולהחזיק מעמד לאורך זמן. באופן אידיאלי, חפש סורק שייצר קובצי PDF של המסמכים שאתה מפיק ולא קבצי תמונה כמו .jpgs.

(אם הניירת שלך כבדה במיוחד עם קבלות, תוכל לשקול את הסורק החדש של NeatReceipts. גאדג'ט זה מאפשר לך לסרוק את הקבלות שלך, והוא מגיע גם עם תוכנה שתנתח ותגדיר את ההוצאות שלך. למרות שזה לא זול, זה יכול להיות כדאי רכישה אם המחשבה על כניסה ידנית של קבלה אחת לתוכנית הנהלת החשבונות שלך שולחת אתכם לצרוח - או אם עצם המחשבה על תוכנית הנהלת חשבונות שולחת אתכם לצרוח.
עיין בסורק קבלות מסודרות כאן.)

בנוסף לסורק טוב, הגיוני להקים מערכת הגשה מסודרת במחשב שלך. סריקת מסמכים ואחסונם באיזו פינה חשוכה ובלתי ידועה בכונן הקשיח שלך תהיה מטורפת ממש כמו לנסות לתאם את כולם במגירת תיוק מוגזמת. שקול להקים תיקיה ייעודית בשם "הוצאות" (או "ניירות חשובים", או כל שם שיש לך הגיוני); בתוכו, צור תיקיות נוספות לסוגי המסמכים השונים שתאחסן שם: הצהרות על כרטיסי אשראי, קבלות, שטרות תשלום וכו '.

שמירה על ההתקדמות שלך
בכל פעם שאתה סורק מסמך, וודא ששניהם נותנים לו שם שיקל על מציאתו (ולא את Scan001.pdf הרגיל, הסיכוי שהסורק יתקשר אליו) ואז ישמור אותו בתיקיה הנכונה.

תרצו גם להיות ערניים לגיבוי מידע זה על בסיס קבוע, בין אם מדובר על דיסק, כונן קשיח חיצוני או על מקש USB (בערך גודל האגודל ומתחבר ליציאת ה- USB במחשב שלכם. ). חשוב על זה כמקבילה הדיגיטלית לאחסון ניירות חשובים בכספת או במגירה נעולה.

לאחר שסרקת את המסמכים שלך ושמרת אותם בבטחה במחשב שלך, אתה יכול להיפטר מרבים מהניירות המקוריים שלך. (שוב, כשאתה בספק לגבי מה שאתה צריך לשמור על נייר, בדוק עם עורך הדין שלך או רו"ח.) חכם לגרוס כל דבר שיש בו מידע מזהה - קבלות המציגות את פרטי כרטיס האשראי שלך, הצהרות המפרטות מספר חשבונות, ולמעשה כל דבר עם מספר הביטוח הלאומי שלך - ולא רק להשליך אותו לפח המיחזור.

דיגיטציה של המסמכים הקיימים יכולה להיות דרך נהדרת להפחית את כאבי הראש מבוססי הנייר תוך הקלת מציאת מה שאתה צריך כשאתה זקוק לו. עם השקעה צנועה של זמן, כלים ומאמץ, ייתכן שתגלה שאתה מסוגל לרוקן את מגירת הקבצים המטרידה הזו לתמיד.

הוראות וידאו: Why drivers should want cycle lanes (מאי 2024).