השג את קובצי הנייר שלך בצורתם לקראת השנה

• אַפּרִיל 29, 2024

האם ידעת שפברואר הוא חודש הקבצים שלך בארכיון? קבלת סדר הרשומות של השנה שעברה - והקמת מערכת תיוק אפקטיבית לשנה הבאה - אולי לא תמצה את מצב הרוח לחגוג, אבל זה יכול לספק מנה חסרת רוגע ושליטה בחודשים הבאים. להלן הנחיות לניקוי הקבצים, עיצובם ומוכנותם לשרת אתכם בשנת 2010.

שלב 1: ארכיב את העבר האחרון
נכון לעכשיו, ככל הנראה קיבלת את מרבית (אם לא את כל) החשבונות וההצהרות משנת 2009 שתתקבל, אז זה זמן טוב להעביר את התיקים של השנה שעברה כדי לפנות מקום למקביליהם לשנת 2010. כל קבצים הדרושים לך למטרות מס או משפטיות ניתנים להעברה לקופסת בנקאים, לפח קבצים או למכל אחסון נייד אחר, שם הם יתואמו ונאספו אך לא על הסף. הדברים שאינכם זקוקים ואינכם רוצים יכולים לפלס את דרכם למגרסה או לפח המיחזור.

(תוהה אילו קבצים לשמור וכמה זמן לשמור עליהם? עיין בסקירה הכללית של BankRate על מה להחזיק ומדוע, ובקש גם מהמחשב שלך או מהעורך דין לקבל הנחיות, שכן הדרישות שלך יכולות להשתנות בהתאם לדברים כמו אם אתה מנהל עסק או בבעלותך בית.)

הניקוי השנתי הזה חל על רישומים פיננסיים (שמתחדשים כל שנה) וגם על תיקים אישיים כמו כרטיסי דוח לילדים מבית הספר, חומר עזר שאספת במהלך השנה והתכתבויות. בחר איזה מהדברים האלה באמת שווה לשמור, ומתוך כך, כמה מהם ניתן לארכיון וכמה באמת מגיע להישאר במערכת התיוק העיקרית שלך.

שלב 2: הצע את Adieu לעבר הרחוק
כשאתה מעביר את הרשומות של 2009 למקום שאינו אפשרי אך עדיין נגיש, הסתכל על כל מה ששמרת משנת 2008 ולפני כן. טהר כל מה שיכול ללכת בבטחה על סמך ההנחיות שיצרת (מה שאומר שאתה בטח יכול לומר sayonara לדברים כמו חשבונות טלפון וכלי שירות משנים עברו, אלא אם כן הם משפיעים על המסים שלך) ואז איחד את הקבצים הישנים האלה ככל האפשר. העבירו את הארכיונים האלה מהמשרד הביתי שלכם למקום בו תוכלו לאחזר אותם במידת הצורך, אך לא תצטרכו לראות אותם על בסיס קבוע, כמו מדף בארון.

שלב 3: צור קבצים חדשים והחלפה
בשלב הבא, צור תיקיות קבצים חדשות עבור החשבונות וההצהרות שאתה מקבל על בסיס קבוע, כגון דפי בנק וחשבונות כרטיסי אשראי. (אם העברתם את הרשומות של השנה שעברה מבלי להסיר תיקיות קבצים, תוכלו לדלג על שלב זה.) זו גם הזדמנות טובה לשנות, לשלב או למחוק קטגוריות ולהוסיף קטגוריות חדשות לפי הצורך. הקפדה על הגדרת תיקיות קבצים, סיווג ותיוג כעת, תקל על הגשת הגלישה (אם עדיין לא בדיוק מרגשת) לאורך כל השנה.

שלב 4: קבל הרגל תיוק
כאשר הדברים הישנים שלך פנויים וקבצים חדשים מוכנים לשימוש, כל שנותר הוא להמשיך ולהכניס דברים לאחר שתסיים את זה. קל יותר לומר מאשר לעשות, אני יודע, במיוחד אם אתה מעדיף להושיט שיניים מאשר להגיש ניירות. עם זאת, כמו בכל מטלה, התמודדות עם זה במינונים קטנים יכולה להפוך את זה לסבול הרבה יותר ויכול לדרוש הרבה פחות זמן. נסה להוסיף דקה או שתיים נוספות להגשתך לזמן שאתה מקדיש לתשלום חשבונות או לאיזון פנקס הצ'קים שלך - עם מערכת מעשית במקום, לא תזדקק לזמן רב יותר מכדי להכניס דברים למערכת הגשת שלך כשתגדיר אותה. עד לתפקוד חלק.

בין אם אתה חוגג רשמית את ארכיון חודש הקבצים שלך, קח קצת זמן בשבועות הקרובים כדי לקבל את הקבצים שלך בכושר. בשאר השנה תשמחי שעשית!